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生產部長修煉寶典④|可視化數據分析讓會議有效率有質量—會議在線管理跟蹤

2022-08-22 15:32:42 次
上篇回顧

生產部長修煉寶典①：制造企業如何提升生產異常的管理效率

生產部長修煉寶典②：當生產現場成為“戰場”，企業如何實現生產異常的快反和處置？

生產部長修煉寶典③|“解放”統計員、釋放生產力——基于模型的績效管理

小張：（“咚咚咚”，小張敲門進入，）“王部長，生產月度會議資料剛發您郵箱里。這是周一召開的科研協調會的會議紀要，需要您審批一下。”
王部長：“會議紀要我一會看完找你。明天臨時有變，你通知一下，生產月度會議延期到下周二召開。你提前找各車間，再核對一下會議材料里的數據。避免會上因為數據不準確，大家爭論不休。另外，你查一下這個月開的幾次協調會，統計一下未辦完的事項還有多少，跟進一下具體進展情況。”
小智：“王部長，小張這樣準備會議材料，過程中來回核對數據過于繁瑣；電話去找別人落實進展，太費時間了，得到的數據結果還經常不準確。我們結合過去經驗，分析了生產會議管理普遍存在的問題，提出了一種更高效的模式，我給您匯報一下。”

花費大量精力準備的會議，問題卻得不到落實?
1、會前：會議材料的收集準備費時費力
a) 多數企業通常需要設專人負責整理會議材料。重復性工作多，花費精力很大，要從分散的多個信息系統或者生產現場來收集數據。
b) 人為收集的數據結果未必準確，需要多次電話溝通校正。
2、會中：數據不準確，會議決策效率低
a) 會議資料準備早于開會時間，不可避免地造成資料數據和現場實際情況之間的時效性差異，引發會議數據的不準確或缺失問題。問題過多，直接將領導決策會開成生產協調會。
b) 會議召開時，由相關單位現場反饋上期會議待辦進展，大量時間用來回顧和落實上期會議執行情況。信息不貫通，直接影響會議討論和決策的效率，出現“議而不決”現象。
3、會后：會議待辦落實跟蹤難
a) 會議紀要編制、簽發流轉慢，紀要不能及時下發。
b) 會議組織人通過不斷的電話溝通獲取會議待辦事項的進展情況，效率低下。
c) 參會領導想要了解進展信息，需要專人定期匯總反饋。
d) 待辦事項在處理過程中遇到新問題，不能及時暴露，進而出現同一事項反復上會的情況。


如何讓開會有效率，待辦有效落實？

對各類生產會議進行統一管控，會前依據會議主題和內容，自定義會議場景模板；會中基于場景化模板召開會議，實現會議數據的實時在線可視化查看、實時回顧上期會議；會后紀要線上編制與簽發，形成的待辦可通過督辦或調令的線上化手段進行跟蹤閉環，提升問題解決的效率。

會議管理新模式

圖1 會議管理新模式

1、場景化自定義會議模板，拖拽會議數據
面向不同場景或主題的會議，通過數據可視化組件，便捷地構建和調整會議場景模板。如公司領導參加的公司戰略決策會、生產部每月例行的生產調度會、協調科研型號計劃的型號例會等等。會議模板和實際業務結合，涵蓋會議過程所需要的各類數據和信息。

可視化配置會議模板

圖2 可視化配置會議模板

2、在線會議回顧與高效研討決策
會議過程中，系統直觀呈現歷史會議所有待辦事項的最新進展、當前存在問題；讓會議回顧有依據，效率更高。同時，業務場景化的會議模板能夠提供生產現場的實時數據，保證數據時效性，減少各方爭議，更好的支撐領導決策。
3、結構化編制會議紀要與線上審批簽發
會議記錄人在線編制會議紀要時，可以將待辦事項進行結構化。直接明確事項的工作內容、責任單位、責任人、確認人以及完成節點等。領導在線完成紀要的審批，可以編輯完善后一鍵簽發，也可以直接駁回給會議記錄人。

會議紀要編制、簽發

圖3 會議紀要編制、簽發

4、以督辦/調令形式跟蹤待辦落實
會議紀要審批簽發的同時，會議形成的待辦事項可以通過問題督辦或調令的形式自動同步下達。責任單位、責任人通過問題督辦和調令隨時反饋進展及結果，會議的組織人員、參會人員、抄送領導均可看到，無需專人跟蹤匯報。
5、響應監控機制保障待辦落實
把會議拖期情況曝光，督促會議組織人及時跟進會議執行情況。將各單位未處理的會議待辦進行排名展示，提醒責任單位及時處理。監控督辦/調令的響應狀況（如發布24小時未響應、到期未反饋等），讓組織人及時糾偏，確保會議待辦得到真正落實。
紀要執行進展監控

圖4 紀要執行進展監控


王部長：（王部長聽完后激動地說，）“這對我們幫助太大了！正是我們需要的。以后小張就不必為準備會議材料而發愁了，也沒必要天天追著打電話問他們（責任單位）事情處理到什么程度。”
小智：“王部長，我們這種會議模式已經在多家企業應用了。這是其他客戶的反饋，效果很好的。”
如何讓開會有效率， 待辦有效落實？
王部長：“我們日常有部分會議是涉密的，你們是如何管理的？”
小智：“王部長，這個您不用擔心。我們的產品經過了保密認證，紀要、附件都可以設置密級的。同時通過權限控制，僅讓參會人員、抄送人員等相關人員可以在線查看會議紀要，其他人是看不到涉密紀要內容的。”
王部長：“我們重要會議的線上紀要還是需要能線下存檔的，可以實現嗎？”
小智：“這個請您放心，我們產品可以將線上會議紀要導出為Word格式的標準文件，支撐線下存檔等要求。”

未完待續……

小張：（小張打來電話說道，）“王部長，集團領導快到了，我們大廳那個看板數據已經維護好了，需要您再檢查一下。”
王部長：（電話掛斷后，王部長沉思道，）“我們做的這些看板，除了領導參觀的時候用用，車間現場那么多問題，是不是可以用可視化看板來呈現呢。這是個問題……”
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